プライベートで使っていた『GO』がビジネスでも利用できて、経費精算の工数も80％削減！

以前はタクシー領収書の確認項目が多く、社員増加とともに差し戻し件数も増加

『GO BUSINESS』導入前、タクシー利用に関してどのような課題をかかえていましたか？

井出さま　従業員数が増えるにつれ、経費精算にかかる時間も増加していくことに頭を悩ませていました。タクシーの領収書は確認項目も多く、他の経費精算も含めて経理2人で承認作業するだけでも2、3営業日かかっていました。

領収書の提出がない場合や、出発地・目的地などの必要事項が明記されていない場合などは差し戻しが必要なため、経理にもタクシーを利用した社員にもストレスがかかっていました。また人によっては月に5万円前後も経費を立て替えしてもらっていることを申し訳なく思っていました。

導入前、『GO BUSINESS』のどのような点で課題を解決できそうと感じられましたか？

松浦さま　「乗車メモ機能で行き先のメモができる」「管理者画面から請求書を落とせる」「立て替え精算をなくせる」などがよいと思ったポイントでした。解決につながる機能が充実しているだけでなく、操作性もよかったので、経理にかかる時間やストレスを大幅に削減できるだろうと期待しました。

タクシーアプリ『GO」利用者の多さのおかげで、『GO BUSINESS』導入は驚くほどスムーズ

社員に『GO BUSINESS』を使ってもらえるかどうか不安ではありませんでしたか？

松浦さま　それに関しては、もともとプライベートでも『GO』を利用している社員が多かったのでまったく不安がなかったです。わからないことがあるとしても最初の登録のステップくらいだし、経理に質問が上がってくることはまずないです。

ID連携方法に関してはどのようにして周知させているのですか

• ID連携とは…GOアプリでGO BUSINESSを利用するためには、「ビジネスID」と呼ばれる利用権限をタクシー利用者へ発行します。発行した「ビジネスID」と利用者のGOアプリアカウントを連携することによって、GO BUSINESSユーザーとしてタクシーを利用することが可能になります。

井出さま　Notion（会社の情報を集めた社内ポータルサイト）で、「ID発行したので各自連携してください」のお知らせとともに手順の説明を送っています。

契約時にいただいた資料のキャプチャをベースに、Q&Aはリンクを貼るなどして、わかりやすくまとめています。資料を添付するだけだと見てもらえないことが多いですが、ひと手間加えたNotionのURLをつけることで連携してもらえる確率が上がります。

利用者に個別に連絡をとることはありますか？

井出さま　訪問先は乗車メモ欄に入力してもらっているのですが、どうしても忘れる人がいるので、その場合は「埋めていないと経費として計上できないですよ」と注意して、訪問先を書いてもらいます。といっても、一回注意されると改善されるパターンが多いので、やりとりにさほど手間がかかることはありません。

『GO BUSINESS』導入後、タクシーの経費精算にかかる工数を80％ほど削減

『GO BUSINESS』を導入したことで利用者側にどんなメリットがありましたか？

井出さま　現場からはプライベートで使っていたものが、ビジネスでも使えて立て替えもなくなり、嬉しいとの声があり、経理としても履歴を一括で確認できるのが嬉しいです。また経費申請の時間が大幅に減ったという話を聞いております。配車時も目的地までの入力ができるのでかなり楽なようです。

『GO BUSINESS』を導入したことで管理者側にもメリットがありましたか？

井出さま　「領収書を集めるのがしんどい」「保管が手間」といった悩みから解消されただけでなく、CSVデータを抽出できることにより出発地・目的地の住所なども確認できるため、工数削減につながりました。実際、『GO BUSINESS』を導入したことで、タクシーの経費精算にかかる時間は80％ほど削減できていると思います。

領収書管理が楽になったうえ、インボイス制度にも早々に対応

導入による意外な副次効果があれば教えてください。

井出さま　インボイス制度に備えることができたことです。導入したことで、利用者は基本的に『GO』を選んで乗車することになったことから、個別のタクシー会社の番号をチェックしなくてよくなったため、時代的にもちょうどいいタイミングだったなと思っています。また、請求書一枚のみになったことで、タクシーの領収書の管理が楽になりました。

『GO BUSINESS』に関して、改良してほしいところはありますか？

井出さま　乗車メモに記入漏れがあると差し戻しの必要性が生じるので、記入していないとエラー表示されるなど入力必須項目として設定できればいいなと思います。

改良希望点やNotion利用のアイディアなど、参考になるお話をたくさんありがとうございます。

松浦さま　弊社は、「一人ひとりの時間を豊かに」というビジョンを掲げています。ユーザーはもちろん、社員の非効率な時間も減らしていくべく、日々、さまざまな施策を考えて実践しています。営業や経理の負担削減につながる『GO BUSINESS』の導入もそのひとつなので、利用している社員へのアンケートなどを参考にしながら、今後さらに有効に活用できるよう工夫していきたいです。