経費精算の確認業務を10時間削減 付加価値の高い仕事にシフトし理想の経理組織の実現へ

映像制作という業界の特性上、タクシーを使う頻度が多く、現場サイド、バックヤードサイドともに領収書(注)精算が大きな負荷になっていた現状を打破したのは、『GO BUSINESS』。株式会社KEY proの代表 城殿(きどの)さま(写真右)と経理・人事・総務を担当しているチーフマネージャー・大家(おおや)さま(写真左)は、「『GO BUSINESS』のおかげで工数が削減でき、チームとして、より付加価値のある仕事ができるようになった」と言います。
注)以後、領収書=「タクシーの領収書」を表す意味として使用します。
導入背景
  • 映像制作業界の特性上、タクシー利用が多く、月200枚ほどの領収書を毎月約8~10時間かけて処理していた。
  • 用途が不明瞭なレシートもあり、その都度、内容を確認する不要なコミュニケーションも発生。
  • 現場は経費精算のためにわざわざ出社したりロケ終了後の夜中に処理をしていた。
得られた効果
  • 領収書の処理時間8〜10時間がなくなり、付加価値が高い業務に充てられるようになった
  • 乗降地データや領収書が自動登録されるため、経費精算の透明性担保にもつながった。
  • データが自動登録されるため経費精算に割く時間が減り、社員の健康と時間が守られるようになった。

業界ならではの膨大な領収書処理とタクシーの用途を明確にするために『GO BUSINESS』を導入

ーー今回の導入に至るまでの経緯をお聞かせ願えますでしょうか?

城殿さま『GO BUSINESS』の詳しいサービス内容を知った際に、「すごい便利じゃん」「なるべく早く導入したい」と思いました。

映像制作の現場は大変で、終電を過ぎた時間帯まで働くケースもあります。さらに、編集・撮影現場へ移動する際に機材、資料、撮影する商材といった荷物を運ぶので、タクシーを使う頻度が多いんですね。

そうすると、どんどん紙の領収書が溜まっていき、人にもよりますが月末には膨大な量になってしまいます。深夜過ぎまで働いて「ようやく、明日は休める」と思っても、大量の領収書の精算をするためだけに来社して一日が終わってしまうこともあるんですよね。

ーー本来休める日なのに時間を領収書精算に費やすのは、現場側の方もバックヤード側の方もつらいですね……。

大家さま 経費精算フローとしては、現場スタッフが乗った回数分の領収書をスマホで撮影し、その画像を申請時に送信、経理部門はその画像と提出された現物を一枚一枚突合して、承認していきます。これらの作業が、ざっと見積もっても1枚の領収書処理に約3分はかかる計算なので、全社員分……となると、月に約200枚近くを受け取りますから、現場とバックヤードを合わせておおよそ毎月10時間ほど費やしていることになります。

城殿さま 領収書精算でいうと、“プロダクションあるある”なのですが、用途が不明瞭な領収書があります。もちろん、現場の都合でどうしても朝方近くまで働かなければならないときもありますし、社員に休息してもらうためにも、タクシーの利用は柔軟に認めています。しかし、この業界はグレーなタクシー利用が多いのも、事実なんです。今まで用途が不明瞭な領収書が上がるたびに経理は内容1枚1枚を目検で確認して場合によっては現場だけでなくタクシー会社に電話して乗降地を聞いていました。だから、それらを「正常に戻す」意味でも、『GO BUSINESS』の導入は価値があると感じました。『GO BUSINESS』はタクシーの領収書が自動で経費精算システムに連携されるのでわざわざ出社して経費精算をする必要性もないですし、経理の手間も省けます。また乗降地データも自動的に登録されるためごまかしようのないシステムです。社員の時間と健康を守るためにも『GO BUSINESS』で時間を買っている感覚です。

『GO BUSINESS』の導入で実現した「付加価値の高い仕事」へのチャレンジ

ーー実際に『GO BUSINESS』を利用された感想や得られた成果について、教えてください。

大家さま 経理としては、都度くる経費精算による作業の分散が減り、集中して業務がしやすくなりました。また10時間ほどかかっていた領収書精算がほぼゼロになり、現場側、バックヤード側の負荷が大きく減りました。領収書の束を見て「こんなにあるのか……」というストレスを抱えることも、なくなりましたね(笑)。

そして、それまで領収書処理に費やしていた時間で、付加価値が高い仕事により深くチャレンジしやすくなったと思います。

ーー「付加価値が高い仕事」とは?

大家さま 経理の仕事は、大きく分けて2種類あると考えています。1つが、請求書を発行する、領収書を処理するといった単純作業領域。もう1つは、経営判断に寄与する、文字通り経営管理領域。例えば、BS(貸借対照表)やPL(損益計算書)を基にして、経営者に提供できるようなもの——予実管理、経営計画、資金繰り表、資金調達でしょうか。

毎日領収書の数字を見て電卓を叩く仕事をするだけではなく、後者のような付加価値の高い仕事を日々こなしていけば、経理として成長できると思います。実際自分が行っている予実管理の仕事の一部を部下にも渡すことができて、部下の業務の幅も広がりチーム全体としての成長にもつながりました。弊社は多額のお金が出入りするので、会社の全体の数字を見ることはとても重要ですね。下手を打てば黒字倒産もあり得ます。全体の数字を見る上でもリアルタイム制を常に追求しながら、売上予測や資金繰りを考えられるような理想的な経理体制を構築していく、『GO BUSINESS』がその一助となっているのは大きいと感じています。

ーー『GO BUSINESS』を導入したことでの副次的な効果はありましたか?

大家さま いつ、どこで、どこまで移動したのかも『GO BUSINESS』で管理でき、タクシー利用の透明性が導入前より担保できるようになったので、用途が不明瞭な領収書がなくなりました。

城殿さま また“プロダクションあるある”なんですが、この業界、現場側とバックオフィス側の関係性が悪くなる原因って、大体、タクシー代の使途なんです。『GO BUSINESS』のおかげで、そういった会社の雰囲気が悪くなりかねない要因が取り除かれたのは、副次的な効果でした。現場側はバックオフィス側に感謝をしながら制作にあたって、バックオフィス側はさまざまな場所で現場側を助ける。そんな関係性を築いて欲しいですし、バックオフィスが助かるのであれば『GO BUSINESS』は導入すべきだなと思います。

ーー『GO BUSINESS』は「働くすべての人の移動を支える」コンセプトがあります。移動の側面ではどのような変化がありましたか?

城殿さま 導入前は外に出て流しのタクシーを確保して乗る……といった流れでしたが、導入後はタクシーの位置情報と到着時間が把握できるようになりました。無駄な待機時間が減ってぎりぎりまで仕事の対応にあたれており、「時間を有効活用できているな」って思います。

現場でお客さまを送迎する際、『GO BUSINESS』でタクシーを呼び、現金や領収書のやり取りなしで移動していただけるようになったのも、大きな変化ですね。やはり、現金と領収書の受け渡しはない方が安心です。

『GO』に乗るメリットを感じているからこそ遠くにいても『GO』だとわかるように

ーー最後に、『GO BUSINESS』へのご意見・ご要望をお願いします。

大家さま 人事労務的な視点で見ると、管理画面のソート機能が今より充実するといいですね。例えば、『GO BUSINESS』の相対的な利用度合からその人の労働時間が推測できて、労働の負荷状況がわかるような……。

城殿さま 領収書精算のメリットが大きいので、流しのタクシーをつかまえるときも『GO』のタクシーに乗るようにしているんですが、今は側面を見ないと『GO』だとわからないので、遠くから見てもわかるようにしてほしいです!

  • 新型コロナウイルス感染症の予防のため、マスクを着用し、インタビューを実施しました(トップ写真の撮影時のみ、マスクを外していただきました)。
株式会社KEY PRO
2018年4月設立。テレビ・WEBコマーシャル、エンターテインメントコンテンツ、映像に関するプロモーションの企画・制作を手掛けながら、クリエイターマネジメント業務、各種イベント、セールスプロモーションの企画・制作や運営を行う。
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株式会社LEOC
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