煩雑だった書類管理がほぼゼロに――タクシー配車アプリの導入によって削減できた経理処理のコストとは？

3つあったタクシー料金の支払い方法を一本化し、煩雑だった精算処理を簡略化したかった

はじめに、『JapanTaxi BUSINESS』を導入したきっかけを教えてください。

田中さま　タクシー料金の支払い方法を一本化して、出張費の精算にかかるコストを抑えたいと考えたためです。

「出張費の精算にかかるコスト」とは、具体的にどのような内容ですか？

田中さま　社員が出張でタクシーを利用した際、支払いの精算が複雑になっていたんです。例えば、一部の社員はコーポレートカード払い、事前に予定がわかっている場合はタクシーチケット払い、それ以外は立て替え払い……と、3つの支払い方法が混在していました。精算フローも三者三様なので、その分だけ、処理をする手間が増えてしまいます。

『JapanTaxi BUSINESS』を導入するまでの経緯は、どのようなものでしたか？

田中さま　弊社では、以前から業務のDX化による生産性向上を進めていました。『JapanTaxi BUSINESS』の導入は、その一環です。

従来の支払い方法は、タクシーチケットや領収書といった“紙”の管理に大きなコストがかかっているのが課題でした。タクシーチケットでいえば、経理が枚数や残高を管理して、「どこでどれだけ使われたのか」を逐一把握しなければなりません。出張費の精算自体は管理システムでまとめて処理しているものの、各費用の申請は出張した社員一人ひとりが行うので、営業の社員にも負担がかかってしまっている状況でした。

ところが、『JapanTaxi BUSINESS』を活用すればペーパーレスを実現できる上、利用履歴を把握する稼働も削減できます。経理はもちろん、タクシーを利用する社員にとってもメリットが大きいサービスだと判断しました。以前からタクシーが呼べるアプリ『JapanTaxi』を頻繁に利用しており、その利便性を実感していたことも決め手です。

導入当時は『JapanTaxi BUSINESS』のサービス提供が開始して間もない時期だったので、正直なところ、導入前は若干の不安がありましたが、先ほど触れたように、業務を効率化できるメリットがあまりにも魅力的だったんですよね。不安よりそのメリットを優先した結果、導入の決断に至りました。

作った操作マニュアルは、たったの1枚。高い利便性で自然と社内に浸透

実際に『JapanTaxi BUSINESS』をご利用された社員の皆さまからは、どのような感想が届いていますか？

田中さま　社員からは好意的な声が寄せられています。具体的には、領収書の保管が不要になる点や降車時の支払い手続きが不要になる点が好評です。

また、『JapanTaxi BUSINESS』利用後、周りの社員に感想を伝えているケースも多く、口コミによって利用が伝播しているような印象を受けます。導入から2カ月ほどで、急速に配車の数が増えました。

ちなみに、導入にあたって会社側で用意したマニュアルは、たったの1枚だけです。アプリの使い方がとても簡単なので、そのマニュアルもほぼ操作方法の補足のみにとどまっています。

直感的に使える設計も、『JapanTaxi BUSINESS』が社内に浸透した一因だと考えています。そのため、社員には、「使ってみればわかります」とだけ伝えるようにしていますね。

導入によってタクシーチケットの利用が“ゼロ”に――経理処理の手間を大幅に削減

『JapanTaxi BUSINESS』の導入後に得られた成果を教えてください。

田中さま　当初の目論見（もくろみ）どおり、経理処理のコストが削減できました。具体的には、社員が立て替え払いすることがほぼなくなり、タクシーチケットにいたっては利用がゼロになりましたね。もともとタクシーチケットは総務で管理していたため、サービスの導入にともない、「経理に関することを経理に一本化」できたのは、大きなメリットです。

それに加えて、領収書をやり取りするために出社する機会が減り、リモートワークの推進にもつながりました。不必要な出社を減らして生産性を向上させられるという意味で、とても助かっています。

副次的な効果として、サービスを利用することによる、社員への刺激も挙げられます。

弊社は、お客様に対してDX化推進をご支援する事業を展開しています。そのため、同じDX関連の優れたサービスに触れることで、社員の意識にもポジティブな影響があるように思います。

ユーザーの意見を取り入れたサービス開発を期待

最後に、今後『JapanTaxi BUSINESS』に期待することがあればお聞かせください。

田中さま　担当者の方も熱心に対応してくれ、細かい要望なども聞いていただいていますし、現状でも不満はほとんどありません。

しいて希望をあげるのなら、精算システムとの連携に関する機能の追加でしょうか。会社一括請求書払いの場合でも連携ができるようになると、より便利になると思います。しかし、こちらの機能も、今後実装が予定されていると伺いました。今後もユーザーの声を活かしながら、サービスの開発を続けていただけることを期待しています

• 掲載内容は、2021年6月時点の情報になります。
• 新型コロナウイルス感染症の予防のため、マスクを着用し、インタビューを実施しました（写真内にある反射の一部は、飛沫を防ぐアクリル板により発生したものです）。