社用車をタクシーに代替して業務中の交通事故削減と、経費精算処理時間を大幅に削減できた『GO BUSINESS』

社員食堂や病院、保育園、老人ホームなど、全国約2,700か所への食事提供をおこなう『株式会社LEOC』にとって、こまめなクライアント訪問は大切な業務のひとつ。その手段として『GO BUSINESS』を導入した理由について、事業管理部の籾山朝美さま(写真右)と坂井由季子さま(写真左)にお話を伺いました。

  • 業務中の交通事故のリスクを削減させる為、またテレワークの推進を実施し長時間移動の回避を行いたく、本部スタッフの社用車利用を全面的に廃止した。
  • 社用車の代替手段のひとつとしてタクシー利用が増えたことにより、本部スタッフだけで毎月約1,200件のタクシー利用があり、精算処理に時間がかかっていた。
  • 社用車をタクシーに代替して事故件数も減った。
  • 社用車の維持費や保険料が不要になったことでコストも大幅に削減できた。
  • 領収書の名前入力有無や内容の整合性を確認する手間が省けるようになったことで、100時間ほど経費精算の時間が削減できた。

『GO BUSINESS』なら、全国約2,700か所のクライアント訪問時のタクシー経費管理も簡単

『GO BUSINESS』なら、全国約2,700か所のクライアント訪問時のタクシー経費管理も簡単

——『GO BUSINESS』導入のきっかけを教えてください。

籾山さま 業務中の交通事故リスク削減対策として、本部スタッフの社用車利用を全面的に廃止したことが大きなきっかけです。また、テレワークの推進によって業務のオンライン化が進んだことで、長時間移動が減った代わりに、タクシーやレンタカーをこまめに利用する社員が増えたことも理由でした。利用した社員の立て替えの負担、管理者側の精算処理の負担を減らすには、『GO BUSINESS』がうってつけだと考えたんです。

——電車やバスという選択肢はなかったのでしょうか?

籾山さま 訪問する先は、『LEOC』が食事を提供している全国約2,700か所の病院や施設、企業、学校などですが、電車やバスが通っていないところなども多いため、『GO BUSINESS』がニーズに合致しました。ただし、数日間にわたって車が必要な場合はレンタカーが好都合なので、2つを使い分けしています。

——導入時に不安な点はありませんでしたか?

坂井さま 導入当初は、利用を希望する社員の初期登録に関して、事業部門や営業部等からわたしたちに問い合わせが入ることはありましたが、登録完了後は問題なく使えているようです。その他に困ったことや質問がある場合など、利用者からサポートセンターに直接連絡することもありますが、いつも丁寧に対応してくれるので安心です。迅速に質問事項に対応してくださっています。

乗降場所や金額が一目でわかるから照合作業もスムーズ

乗降場所や金額が一目でわかるから照合作業もスムーズ

——管理画面の操作性はいかがですか?

坂井さま わかりやすいデザインなので簡単に操作できています。また、出発地、到着地、金額などをぱっと見で確認できるので、利用者が所属している管理部門が、タクシーに乗車した本人の申告と照らし合わせる作業もスムーズにおこなえています。ただ、先日、プライベートの乗車を誤って法人請求で決済してしまった社員がいたので、今後は「乗車メモ機能」にタクシーの利用目的を入力することを徹底させていきたいです。

タクシーはその場で呼ぶことも予約することもできるから便利

——タクシーの利用件数はどのくらいありますか?

坂井さま 本部スタッフだけでも、多い時期は一か月で約1,200件の利用があります。事業部門では巡回や、新たにオープンする店舗へのヘルプ、また食材を届けたり状況を確認しに行ったりするための利用のほか、営業部のクライアント訪問で利用することも多いです。タクシーをすぐに呼ぶことも予約することもできるから重宝しているようです。

紙ではなくデータで確認できるからチェックの時間が大幅に減った

紙ではなくデータで確認できるからチェックの時間が大幅に減った

——月間で1,200件となると経費精算にかなり時間がかかりそうです。

坂井さま 1,200件すべてをひとりで処理しているわけではないですが、1件につき5分だとしてもやはり相当時間がかかってたところ、『GO BUSINESS』の導入によってその時間を短縮することができました。従来は、領収書に名前が入っているか、内容が合っているかを確認して、不備があれば差し戻しする必要がありました。『GO BUSINESS』導入後はデータで確認でき、領収書との照らし合わせも不要になったため、差し戻しもほとんどありません。

紙の領収書で処理していた時代は請求処理の時期は残業が当たり前でしたが、今は時間的余裕ができて、浮いた時間を他の業務に充てられるようになりました。

利用者・管理者双方の負担が減るから、まだアプリをインストールしていない社員にダウンロードを促したい

——タクシーを利用する社員にとってもメリットがありましたか?

坂井さま 利用者からすると、乗車の際に立て替えせずに済むし、領収書を取っておいて経理に提出する手間もかからないので負担が減っていると思います。

双方の負担削減につながるので、業務でタクシーを利用することがある全社員にアプリをインストールしてほしいのですが、情報をキャッチできていなくて今も従来通りの方法で領収書を切ってくる人がいるので、周知に力を入れていきたいです。社員数も多く、異動もあるので情報を取り逃す人が出てくるのですが、アプリがあるといざというとき便利だからぜひ活用してほしいです。

業務中の車運転時の事故率軽減、社用車維持費や保険料の経費削減できた

業務中の車運転時の事故率軽減、社用車維持費や保険料の経費削減できた

——管理者、利用者の手間削減の他にも変わったことはありましたか?

籾山さま 当初の目的であった事故率削減に関しては、全国的にかなり下がっていますし、本部の社用車の維持費や保険料のコスト削減もできています。事務処理側の残業時間も削減できるので、導入を検討している企業様にもぜひおすすめしたいです。

株式会社LEOCは、全国2,700か所以上の社員食堂・病院・介護施設・保育園・スポーツチームなど、あらゆる年代に対するコントラクトフード(給食)事業で心身の豊かな健康を創造する企業です。
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